Hvordan en myndighed holder op med at bygge systemskift på skøn
Når et ESDH- eller fagsystem skal udbydes, flyttes eller lukkes, er der ingen, der har overblik over, hvad der ligger i det gamle system og på drevene omkring det. KnowledgeHub kortlægger indholdet, så kravspecifikation, datamigrering og aflevering bygger på fakta og ikke på skøn.
Beslutningerne bliver hos myndigheden.
Ingen ved, hvad der ligger der
Et ESDH- eller fagsystem, der har kørt i mange år, rummer mere, end nogen har overblik over. Omkring det ligger fællesdrev med dokumenter, der aldrig kom ind i systemet.
Når systemet skal udbydes, flyttes eller lukkes, bygger kravspecifikationen derfor på skøn. Migreringen bliver dyrere og længere end planlagt, og overraskelserne kommer, efter at kontrakten er indgået.
Undervejs skal journaliseringspligt, sletning og aflevering til Rigsarkivet overholdes. Det er svært, når man ikke ved, hvad der er.
KnowledgeHub indlæser det gamle system via eksport eller connector sammen med de tilhørende fællesdrev og klassificerer indholdet. Kortlægningen bruger samme ingestion og klassifikation som resten af platformen.
Resultatet er et overblik over dokumenttyper, mængder, emner og aktører, og over dokumenter, der ligner sagsakter, men ligger uden for ESDH. Indholdet bliver samtidig søgbart, så projektgruppen selv kan undersøge det.
Forløbet er en afgrænset kortlægning af ét system eller ét drev til fast pris, før leverandørvalget. Det ender med en prioriteret liste over, hvad der skal journaliseres, flyttes eller vurderes til kassation. KnowledgeHub træffer ikke beslutningen, og den erstatter ikke migreringsleverandøren. Den juridiske vurdering og bemyndigelsen ligger hos myndigheden.
Indlæst og klassificeret
Indholdet i det gamle system og på de tilhørende fællesdrev indlæses og klassificeres.
Overblik over indholdet
Dokumenttyper, mængder, emner og aktører, og dokumenter, der ligner sagsakter, men ligger uden for ESDH.
Myndigheden beslutter
KnowledgeHub træffer ikke beslutning om kassation eller journalisering. Den juridiske vurdering ligger hos myndigheden.
En udskiftning, planlagt ud fra fakta
Et system skal udskiftes
En region skal udbyde et nyt fagsystem og lukke det gamle.
Projektgruppen skal skrive kravspecifikationen, og den arkivansvarlige skal vide, hvad der skal afleveres.
Det, der fylder
Kortlægningen viser, hvilke dokumenttyper der fylder mest.
Den viser også, hvilke emner og aktører de handler om, så kravene bygger på det, der faktisk er der.
Sagsakter uden for ESDH
En mappe på fællesdrevet rummer korrespondance, der ligner sagsakter, men aldrig blev journaliseret.
Projektgruppen søger selv i mappen og finder ud af, hvilke sager den hører til.
Myndigheden beslutter
Den journalansvarlige vurderer, hvad der skal journaliseres.
Systemejeren skriver kravene til migreringen ud fra de mængder og typer, der faktisk er der. Beslutningerne er myndighedens. Grundlaget er fakta.
Krav, der bygger på det faktiske indhold
- Krav skrevet ud fra det, der faktisk skal flyttes.
- Færre ændringsønsker og overraskelser, efter kontrakten er underskrevet.
- Dokumenter uden for ESDH findes, før drevet lukkes.
- Indholdet kan stadig søges bagefter.
- Sektor
- Offentlig sektor
- Region
- Danmark
- Organisation
- Departementer, styrelser og regioner
- Personaer
- IT-chef, udbuds- og projektansvarlige, systemejer i fagkontoret, arkiv- og journalansvarlige
- Produkter
- KnowledgeHub · Sagsarbejde · Graf-gennemløb · Agenter
- Compliance
- GDPR-tilpasset behandling · sikkerhed efter ISO 27001 · konfigurerbar opbevaringsperiode
Mere fra Offentlig sektor
Let at gå i gang. Sikkert at stoppe.
Piloten kører til fast pris: Vi kortlægger arbejdsgangen, deployer i jeres miljø og beviser det på jeres egne sager. Derefter beslutter I.
Fast pris · Fast tidsramme
- 01
Kortlæg arbejdsgangen
To uger sammen med jeres medarbejdere, hvor vi dokumenterer, hvad der sker i dag. Også de dele, som ingen har skrevet ned.
- 02
Deploy i jeres miljø
Inde i jeres tenant, på jeres vilkår for dataplacering, uden eksport og uden at noget forlader systemet ad bagvejen.
- 03
Bevis det under revision
Kontrolleret evaluering op imod jeres egne sager, hvor compliance og procesejeren godkender, før løsningen går i drift.
- 04
Kør i produktion
Vi fortsætter med genoplæring, rapportering og løbende tilsyn, så længe arbejdsgangen er i drift.
Fast pris, Fast tidsramme. 8–12 ugers pilot: Fortsæt (Udvid, når I ved, at det virker) / Stop.