Hvordan et kontor holder op med at starte forfra, når et emne kommer igen
Når en fuldmægtig skal skrive et notat, et folketingssvar eller en afgørelse, ligger det, organisationen tidligere har sagt og besluttet, spredt over ESDH, referater, fællesdrev og hjemmesiden. KnowledgeHub søger på tværs af kilderne og samler de tidligere beslutninger med henvisning til dokument og sted.
Når kilderne er uenige, siger den det.
Hukommelsen sidder hos få
Beslutninger og praksis i en styrelse ligger ikke ét sted. De står i ESDH, i referater fra ledelses- og styregruppemøder, på fællesdrevet, i Teams og SharePoint, på hjemmesiden og i offentlige kilder som Retsinformation og ft.dk.
I ESDH kan materialet ofte kun findes, hvis man kender sagsnummeret eller titlen. Referaterne ligger på drevet, uden for ESDH. Og det, der står på hjemmesiden, bliver sjældent holdt op mod det, der er besluttet internt.
Det samlede billede findes derfor hos få erfarne medarbejdere. Når de har travlt eller skifter job, starter den næste forfra, og organisationen risikerer at svare forskelligt på det samme spørgsmål.
KnowledgeHub kobles på de systemer, styrelsen allerede bruger, og intet erstattes. ESDH (F2 eller WorkZone), referater, fællesdrev, SharePoint og Teams indlæses sammen med hjemmesiden, Retsinformation og efter aftale ft.dk og afgørelsesdatabaser. Brugeren ser kun det, vedkommende har adgang til i kildesystemet.
En medarbejder kan nu søge én gang på tværs af det hele. Svaret samler de tidligere beslutninger om emnet, viser, hvor de er truffet, og henviser til dokument og sted. Siger kilderne noget forskelligt, markeres det.
Copilot dækker det, der ligger i Microsoft 365, og ESDH-leverandørernes AI dækker ESDH. KnowledgeHub dækker det, der ligger imellem og udenfor: referater på drevet, hjemmesiden og de eksterne kilder.
Én søgning på tværs af det hele
F2 eller WorkZone, referater, fællesdrev, SharePoint, Teams, hjemmesiden, Retsinformation og efter aftale ft.dk.
Kildehenvist til dokument og sted
Svaret samler tidligere beslutninger om et emne og viser, hvor hver enkelt blev truffet.
Uenighed bliver markeret
En intern beslutning, der strider mod teksten på hjemmesiden, bliver markeret. Brugerne ser kun det, de har adgang til i kildesystemet.
Et folketingsspørgsmål, fulgt tilbage til mødet
Hjemmesiden siger stadig det gamle
Vejledningen på hjemmesiden beskriver stadig praksis, som den var før styregruppens beslutning.
KnowledgeHub markerer uoverensstemmelsen. Den bliver sendt videre til rettelse i stedet for at blive gentaget i svaret til Folketinget.
Et tidligere svar om samme emne
Kontoret har svaret Folketinget på området før.
Søgningen finder det på ft.dk, så det nye svar kan bygge videre på det og forklare, hvad der er ændret siden.
Begrundelsen, i ESDH
Et notat i ESDH forklarer, hvorfor praksis blev ændret.
Fundet via emnet, ikke via sagsnummeret. Kildehenvist til dokument og sted og kun vist for brugere med adgang i F2.
Hvor praksis blev besluttet
Referatet fra et styregruppemøde, hvor praksis blev strammet. Det ligger på drevet, uden for ESDH.
Kontorchefen kan følge hver kildehenvisning tilbage til det møde. Når nogen spørger, hvor en praksis kommer fra, er det her svaret.
Svar ud fra det, der faktisk blev besluttet
- Hurtigere betjening af ministeren, skrevet på det fulde billede.
- Ensartede svar til borgere, virksomheder og Folketinget, også når beslutningen kun står i et referat.
- Viden, der sad hos få, kan findes af alle med adgang.
- En praksis kan spores tilbage til det møde, hvor den blev besluttet.
- Sektor
- Offentlig sektor
- Region
- Danmark
- Organisation
- Departementer, styrelser og regioner
- Personaer
- Fuldmægtige og specialkonsulenter, kontorchefer, IT og digitalisering
- Produkter
- KnowledgeHub · Sagsarbejde · Graf-gennemløb · Agenter
- Compliance
- GDPR-tilpasset behandling · sikkerhed efter ISO 27001 · konfigurerbar opbevaringsperiode
Mere fra Offentlig sektor
Let at gå i gang. Sikkert at stoppe.
Piloten kører til fast pris: Vi kortlægger arbejdsgangen, deployer i jeres miljø og beviser det på jeres egne sager. Derefter beslutter I.
Fast pris · Fast tidsramme
- 01
Kortlæg arbejdsgangen
To uger sammen med jeres medarbejdere, hvor vi dokumenterer, hvad der sker i dag. Også de dele, som ingen har skrevet ned.
- 02
Deploy i jeres miljø
Inde i jeres tenant, på jeres vilkår for dataplacering, uden eksport og uden at noget forlader systemet ad bagvejen.
- 03
Bevis det under revision
Kontrolleret evaluering op imod jeres egne sager, hvor compliance og procesejeren godkender, før løsningen går i drift.
- 04
Kør i produktion
Vi fortsætter med genoplæring, rapportering og løbende tilsyn, så længe arbejdsgangen er i drift.
Fast pris, Fast tidsramme. 8–12 ugers pilot: Fortsæt (Udvid, når I ved, at det virker) / Stop.